La convocation de l’Assemblée Générale d’une S.A.R.L.

La convocation de l'Assemblée Générale Annuelle d'une Société à Responsabilité Limitée est réglementée par le Code des Sociétés Commerciales dans les articles 126 et suivants. Il est impératif pour la société de respecter les dispositions du Code des Sociétés Commerciales relatives à la convocation de l’A.G.O. Le non respect de certaines dispositions peut, le cas échéant, engendrer l'annulation judiciaire des travaux de l'Assemblée.

Qui peut convoquer l’Assemblée Générale annuelle ?

Selon l’article 126 du Code l’A.G.0 annuelle est, convoquée par le gérant ou, en cas de carence  par le commissaire aux comptes s’il en existe un.

L’article 127 du Code permet aussi aux associés détenant au moins le quart du Capital Social de demander au gérant, une fois par ans de convoquer l’assemblée générale et ce, nonobstant toute clause statutaire contraire.

Par ailleurs, tout associé peut pour juste motif, demander au juge de référé d’ordonner au gérant ou au commissaire aux comptes ou même à un mandataire judiciaire qu’il aura désigné, de convoquer l’assemblée générale et de fixer l’ordre du jour. Le juste motif est une notion qui peut englober plusieurs hypothèses notamment le cas de l’incapacité du gérant, l’abandon de fonctions, l’absence d’assemblée depuis deux ans...... 

Le juste motif permet à un seul associé de provoquer judiciairement la tenue de l’assemblée et se présente lorsque la société se trouve dans une impossibilité matérielle de tenir son A.G.O. C’est notamment le cas lorsque face à la défaillance du gérant et l’absence d’un commissaire aux comptes, il n’existe aucune demande émanant des associés détenant le quart du Capital Social.

Comment convoquer l’Assemblée Générale Annuelle ?

Aux termes de l’article 126 in fine du C.S.C, la convocation à l’A.G.O d’une SARL est adressée à tous les associés par lettre recommandée avec accusé de réception.

Le choix d’un procédé plus certain comme celui de la convocation par huissier notaire peut dans certains cas être plus attentif malgré que le texte ne mentionne que la lettre recommandée avec accusé de réception.

La lettre de convocation doit mentionner clairement l’ordre du jour de l’assemblée générale ainsi que le texte des résolutions proposées.

Le législateur insiste particulièrement sur le fait que la mention de l’ordre du jour et les résolutions proposées soit faite clairement. En effet, les associés doivent être avisés d’une façon claire sur le contenu des résolutions à voter.

En pratique, les questions inscrites à l’ordre du jour et les résolutions à voter doivent être libellées et rédigées d’une manière claire qui ne prête pas à confusions ou équivoques. Le recours à un point de l’ordre du jour libellé « questions diverses » doit être limité dans la mesure du possible en ce sens qu’il ne doit pas servir d’excuse pour passer des résolutions d’une grande importance.

Quand convoquer l’assemblée générale ordinaire ?

Aux termes de  l’article 128 du Code des Sociétés Commerciales l’Assemblée Générale Annuelle doit être tenue dans un délai de six mois à compter de la clôture de l'exercice social.

L’article 126 in fine du C.S.C dispose que  la convocation à l’Assemblée Annuelle Ordinaire est faite vingt jours aux moins avant la date de la tenue de l’assemblée.

Toutefois, l’article 128 paragraphe 2 tel que modifié par la loi n°2005-65 du 27/07/2005 dispose que «  trente jours au moins avant la tenue de l’assemblée générale ayant pour objet l’approbation des états financiers, les documents suivants seront communiqués aux associés par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout autre moyen ayant trace écrite : -le rapport de gestion

-l’inventaire des biens de la société

-les états financiers

-le texte des résolutions proposées

-le rapport du commissaire aux comptes  aux cas où sa désignation est obligatoire.

Ainsi, deux délais se présentent dans le Code des Sociétés Commerciales. Le premier est celui de l’article 126 qui évoque la convocation à l’assemblée avant vingt jours au moins de sa tenue. Le deuxième est celui de l’article 128 qui évoque la communication des documents aux associés avant trente jours au moins.

En pratique, une convocation adressée avant trente jours au moins à laquelle sont joints les documents de l’article 128 est certainement conforme aux exigences des deux textes.

Pour le calcul du délai, il faut recourir aux dispositions du Code des Obligations et des Contrats en ce sens que le jour de la notification et celui de la tenue de l’assemblée ne sont pas être pris en compte dans le calcul du délai.